Panduan Lengkap Sales Force Automation (SFA) untuk Bisnis

Samafitro menyediakan produk Sunmi, FEC dan printer bluetooth portable. Hubungi kami untuk kebutuhan yang lebih spesifik. Memiliki rekanan software house terpercaya untuk melengkapi kebutuhan perusahaan Anda. Sales Force Automation (SFA) menjadi solusi untuk efisiensi penjualan bisnis. Pasalnya, aplikasi ini dapat menyederhanakan proses penjualan bisnis dengan mengotomatiskan tugas penjualan berulang. Maka dari itu, sistem Sales Force Automation banyak digunakan oleh bisnis yang mampu meningkatkan produktivitas salesman serta penjualan bisnis.

Pengertian SFA Menurut Para Ahli

Ada banyak versi pengertian Sales Force Automation menurut para ahli. Di antaranya menurut Buttle and Maklan (2012) Sales Force Automation adalah otomasi tenaga penjualan yang memakai penerapan teknologi komputer untuk mendukung kinerja tim penjualan dalam mencapai tujuan.

Sangat jelas dari pengertian di atas, Sales Force Automation memang dirancang khusus bagi tenaga penjualan agar bisa bekerja lebih cepat, efektif, dan efisien memanfaatkan teknologi yang ada.

Mulai dari ordering, pengiriman barang, hingga pembayaran. Semua bisa dilakukan secara cepat dan mudah melalui smartphone yang terkoneksi jaringan internet. Jadi, salesman, collector, maupun driver bisa bekerja lebih praktis dan tepat.

Faktor Pendukung Keberhasilan SFA

Aplikasi harus mudah digunakan oleh setiap pihak yang berkepentingan, khususnya tenaga penjual
Pada aplikasi CRM, tersedianya fitur pelatihan SFA yang sesuai untuk tugas penjualan.
Pengguna SFA, baik manajer maupun tim sales harus memiliki sikap positif terhadap teknologi.
Keterlibatan setiap kelompok pengguna sejak perencanaan hingga penggunaan.
Penyebaran tim multidisiplin dalam tahap perencanaan SFA.
Dukungan manajemen senior terhadap tim penjualan dalam hal pemanfaatan SFA.

Apa itu Sales Force Automation (SFA)?

Sales force automation adalah sebuah sistem untuk mengelola proses penjualan lebih efisien, efektif, dan lebih cepat. Aplikasi SFA ini mampu mengotomatiskan alur penjualan berluang seperti mengelola prospek, perkiraan penjualan dan memantau kinerja tim.

Tidak hanya itu saja, SFA secara otomatis mencatat dan melacak setiap tahapan penjualan seperti proses penjualan, interaksi pelanggan, hingga kinerja sales.

Berkat kemampuan aplikasi SFA, tim sales dapat fokus untuk menjangkau lebih banyak pelanggan, mengotomatiskan proses penjualan, pendapatan serta omzet bisnis juga meningkat.

Mengapa Sales Force Automation Penting bagi Bisnis?

Berdasarkan diagram alokasi waktu tugas sales di atas dapat dipahami bahwasanya seorang sales memiliki tugas yang sangat padat untuk melakukan sebuah penjualan.

Sehingga, tidak heran apabila ditemukan kinerja sales yang tidak efektif dan akhirnya berdampak pada performa penjualan bisnis secara keseluruhan.

Hal tersebut didukung sebuah penelitian mengungkapkan hanya 37% waktu salesman dihabiskan untuk penjualan. Sementara sisanya (63%) untuk menyelesaikan tugas lainnya seperti membuat laporan.

Namun, hal tersebut tidak perlu Anda takutkan apabila Anda menggunakan aplikasi sales force automation. Pasalnya aplikasi SFA membantu sales dan tim untuk merampingkan tugas administratif dan mengefektifkan produktivitas penjualan.

Tujuan Sales Force Automation

Berikut proses penjualaan yang otomatis diselesaikan oleh sales force automation:

– Memantau aktivitas tim penjualan

SFA akan otomatis mengingatkan anggota tim penjualan tentang langkah selanjutnya yang perlu mereka ambil. Hal ini memastikan mereka selalu mengambil tindakan yang benar pada waktu yang tepat, menciptakan peluang untuk meningkatkan penjualan.

– Otomatisasi proses penjualan

Aplikasi SFA mampu mengotomatiskan sebagian proses penjualan. Kemampuan ini membantu bisnis menjaga proses penjualan tetap berjalan tanpa melakukan apa pun.

Manfaat lain dari otomatisasi proses penjualan adalah manajer penjualan selalu tahu hanya tindakan paling efektif yang diambil oleh perwakilan di setiap tahap proses penjualan.

– Mengarahkan prospek secara otomatis

Selain menemukan prosepek, SFA juga mampu mengarahkan prospek ke tim penjualan yang benar berdasarkan metrik perusahaan seperti industri, lokasi, ukuran, atau seberapa sibuk perwakilan tersebut. Hal ini menghilangkan beban kerja manajer.

– Membuat laporan terkini

Sales force automation dapat menghasilkan laporan secara otomatis berdasarkan metrik waktu nyata. Laporan dapat dibuat berdasarkan metrik seperti prediksi penjualan, pendapatan, dan kinerja salesman. Hal ini menghemat waktu manajer untuk menganalisis kinerja tim.

– Menjadwalkan follow up

Tim penjualan tidak perlu takut lagi kehilanggan pelanggan. Sebab SFA akan otomatis menjadwalkan telepon dan rapat dengan pelanggan. Saat batas waktu akan tiba, aplikasi ini akan memberikan notifkasi peringatan ke tim penjualan agar menyelesaikan tugasnya tepat waktu.

Bagaimana Cara Kerja Sales Force Automation?

Selain mengetahui apa itu SFA, Anda juga perlu memahami cara kerja sales force automation. Cara kerja SFA sebenernya cukup sederhana dengan mengikuti siklus penjualan atau sales cycle untuk mempermudah salesman menyelesaikan tugasnya.

Secara umum SFA berbasis cloud/web terhubung dengan database atau sistem perusahaan. Sehingga, salesman dan unit kerja terkait selalu terhubung kapan saja dan di mana saja secara langsung.

Aplikasi SFA yang terintegrasi dengan sistem internal perusahaan, mempermudah salesman melihat rute perjalanan, daftar penagihan, mengetahui Key Performance Indicator (KPI), hingga dokumentasi perjalanan.

Sementara itu, manajer dan supervisor dapat dengan mudah memonitor aktivitas salesman, keuntungan penjualan, stok di gudang secara real-time melalui fitur sales monitoring di mana saja dan kapan saja.

Dengan sistem kerja yang terintegrasi ini, mampu mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh human error. Tim sales juga bisa fokus pada produktivitas penjualan dan pencapaian targetnya.

Manfaat Sales Force Automation

Manfaat utama sales force automation (SFA) adalah membantu tim sales dalam proses penjualan, sehingga perusahaan dapat menjual produk/jasa lebih banyak. Kemampuan aplikasi SFA mengotomatiskan tugas berulang, membuat tim sales dapat mengerjakan tugas yang lebih penting.

Manfaat lainnya penggunaan aplikasi SFA adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan kinerja tim sales

SFA mengotomatiskan sebagian tugas tim sales berulang seperti admisnistrasi. Padahal tugas adminsistrasi menyita sebagian besar waktu tim sales. Aplikasi ini tim sales bisa menghemat waktu untuk melakukan penjualan, menghubungi prospek, mengatur strategi penjualan, dan lainnya.

2. Meminimalisir human error

Pekerjaan yang dilakukan secara manual beresiko terjadi human eror. Hal ini tidak akan terjadi apabila Anda menggunakan aplikasi SFA.

Misalnya mengirimkan email promosi, atau menghubungi pelanggan. Aplikasi SFA dapat mengirimkan notifikasi pengingat secara otomatis saat waktunya tiba. Jadi tidak ada lagi tugas yang terlupakan.

3. Mengatagorikan data penting

Aplikasi sales force automation dapat mengelola data secara otomatis, termasuk mengatagorikan data berdasarkan prioritas tertentu. Data penting dari berbagai saluran bisnis akan dikumpulkan dalam satu platform terpadu.

Hal ini memudahkan Anda untuk memantau dan mengaksesnya untuk menyusun strategi peningkatan bisnis.

4. Membantu manajer mendapat insight terhadap efektivitas proses sales

Aplikasi sales force automation memiliki fitur pelaporan dan analisis yang memudahakan tim sales melihat mana yang berhasil dan tidak. Hal ini dapat membantu dalam menyusun strategi sales yang lebih baik.

Apa Fungsi Sales Force Automation bagi Bisnis?

Sales force automation memiliki banyak fungsi. Adapun beberapa fungsinya adalah sebagai berikut:

Sales management: SFA membantu bisnis dan penjualan dalam melakukan proses perencanaan, penyusunan strategi dan target, penerapan, monitoring hingga evaluasi penjualan untuk mencapai target yang telah ditentukan.
Pipeline management: Gunakan SFA untuk mengawasi dan mengarahkan penjualan di masa depan dalam berbagai tahap, yang memungkinkan manajer untuk menjawab beberapa pertanyaan penting terkait penjualan.
Contact management: Sales force automation memiliki dabatase terpusat yang memungkinkan Anda untuk mengelola dan memperbarui kontak pelanggan Anda secara mudah.
Task management: Kelola tugas proyek besar secara efektif, efisien, dan sesuai jadwal aktual dalam proses siklus hidupnya.
Project management: Memastikan setiap proyek yang Anda tangani dapat dikelola dan dilakukan dengan baik secara maksimal.
Customer relationship management: Penjualan tidak hanya bagaimana meningkatkan angka penjualan, tetapi juga tentang menjaga hubungan pelanggan agar mereka dapat melakukan repeat order dan menjadi pelanggan yang loyal.

Apa Saja Fitur-Fitur Aplikasi Sales Force Automation?

Saat ini di pasar lokal maupun global, terdapat berbagai pilihan aplikasi sales force automation yang tersedia. Setiap aplikasi menawarkan fitur yang berbeda-beda.

Berikut ini adalah fitur-fitur wajib pada aplikasi sales force automation:

– Pelaporan dan analisis

Aplikasi sales force mampu memberikan laporan sales secara otomatis dan real-time. Fitur ini membantu manajer saat memerlukan analisis kinerja sales dan tim dengan cepat. Laporan ini juga mempermudah membuat perencanaan berdasarkan prediksi akurat kinerja perusahaan.

Pelaporan tersebut biasanya berupa kinerja tiap individu tim sales dengan melacak KPI software, pendapat bulanan atau tahunan, serta tren penjualan produk.

– Otomatisasi dokumen dan quotation

Pembuatan dokumen dan quotation tidak lagi dilakukan secara manual karena telah diotomatisasi oleh sistem. Aplikasi CRM dapat menghasilkan dokumen secara instan dalam bentuk dokumen template spreadsheet atau word.

– Otomatisasi Formula pada Dokumen

Template dokumen dari aplikasi sales force automation dapat embed formula layaknya spreadsheet pada excel sehingga memberikan fleksibilitas pada pengguna

– Pelacakan aktivitas tim melalui GPS

Adanya sistem mobile pada aplikasi SFA mempermudah melakukan pelacakan lokasi sales di lapangan sehingga manager akan mendapat notifikasi keberadaan mereka. Tim sales hanya perlu melakukan scan kartu nama untuk menghindari pemasukan data secara manual.

– Manajemen sales pipeline

Aplikasi SFA membantu sales force dalam memvisualisasikan sales pipeline dan memodifikasinya sesuai proses sales yang sedang berjalan. Baik perusahaan B2B maupun B2C akan terbantu melihat berbagai sudut pandang proses deals dengan fitur manajemen sales pipeline.

Deals yang sedang berlangsung dapat dengan mudah dipindahkan ke tahapan mana pun pada tampilan board. Sales force dapat mengatur tanggal deadline beserta pengingat agar tidak ada deals yang terlewat.

– Tiket dengan Tampilan 360 Derajat

Aplikasi sales force automation yang baik dapat memberikan fitur tiket dengan menyajikan data secara 360 derajat. Semua yang perlu Anda ketahui mengenai informasi calon prospek atau klien yang masuk dalam fitur tiket ini.

– Fitur Komunikasi Antar Tim

Fitur komunikasi memudahkan Anda dalam membuat catatan terhadap setiap kontak, perusahaan, kesepakatan, atau proyek yang sedang Anda jalankan.

Anda juga dapat menyimpan file dengan rapih dan semua data percakapan atau komunikasi antar tim melalui fitur catatan dan tugas dapat tersimpan dalam tiket.

– Detail Aktivitas melalui Timeline dalam Tiket

Aplikasi SFA memiliki fitur untuk menyajikan tiket dengan linimasa mengenai aktivitas lengkap mulai dari komunikasi antar tim, percakapan dengan pelanggan atau prospek, status kesepakatan, touchpoint, hingga jadwal pertemuan.

– Sistem Pesanan Pembelian (purchase order system)

Pesanan pembelian inbound dapat dilakukan secara otomatis. Pengelolaan pesanan pembelian bisa melalui website maupun saluler . Selain itu, perusahaan juga dapat melakukan integrasi dengan ERP (enterprise resource planning) maupun sistem internal perusahaan.

– Otomatisasi Notifikasi dan Tugas

Fitur aplikasi sales force automation yang baik memiliki fitur otomatisasi untuk mengingat rekan satu tim tentang kejadian atau event tertentu. Selain itu, Anda juga dapat membuat tugas secara otomatis.

Komponen Sales Force Automation

Agar pengelolaan informasi pelanggan oleh tim sales dan manajer bisa tepat sasaran, maka terdapat beberapa komponen Sales Force Automation dalam implementasi penjualan. Komponen tersebut antara lain sebagai berikut:

Account Management atau Manajemen akun yang berguna untuk mengelola informasi penjualan yang sangat lengkap tentang hubungan pelanggan termasuk kontak, riwayat kontak, transaksi, pesanan terkini, pengiriman, pertanyaan, dan riwayat layanan.
Activity Management merupakan tindakan dalam mengelola seluruh aktivitas untuk mengambil keputusan, menetapkan to-do list, menetapkan prioritas, dan memantau kemajuan.
Contact Management yang berguna sebagai manajemen kontak untuk membangun, berbagi, memperbarui daftar kontak, membuat janji temu, mengatur waktu, melacak tugas, dan membuat daftar aktivitas.
Contract Management yang dapat digunakan untuk membuat, mempercepat, memantau, dan mengendalikan kontrak dengan pelanggan.
Document Management yang berguna untuk pengelolaan dokumen perusahaan yang terkait dengan penjualan, menyimpannya saat ini, dan untuk memastikan bahwa informasi yang ada selalu tersedia bagi manajer dan pihak internal perusahaan yang membutuhkan.
Incentive Management yang berguna untuk mengelola komisi dan insentif lainnya untuk mengangkat dan mengarahkan usaha penjualan serta untuk memberi penghargaan atas kinerja karyawan.
Lead Management yang berguna untuk menangkap, mencetak, menetapkan, memelihara, dan melacak prospek penjualan.
Opportunity Management yang digunakan oleh manajer perusahaan untuk memantau kemajuan dan menimbang kesempatan yang bertentangan dengan metodologi penjualan yang telah ditetapkan.
Order Management yang berguna untuk pengelolaan pesanan sehingga bisa mengubah keputusan pelanggan untuk melakukan pembelian.
Pipeline Management yang berguna untuk menyimpan segala informasi mengenai siklus penjualan, mulai dari mengidentifikasi prospek, memperkirakan potensi, mengelola prospek, dan meramalkan penjualan.
Product Encyclopedias yang berguna sebagai katalog produk elektronik untuk memudahkan tenaga penjual dan pelanggan ketika mencari produk berdasarkan nama produk, nomor stok, gambar dan spesifikasi produk lainnya.
Product Configuration yang dapat digunakan oleh tenaga penjualan atau pelanggan sendiri secara otomatis dalam memanfaatkan layanan atau solusi yang dibutuhkan.
Product Visualization yang bisa digunakan oleh bagian penjualan dan pelanggan dengan memanfaatkan gambar atau animasi produk buatan komputer yang realistis sebelum diproduksi.
Proposal Generation yang berguna untuk pembuatan bermerek yang disesuaikan untuk pelanggan.
Quotation Management yang bisa digunakan oleh manajer untuk menyiapkan proposal yang sesuai.
Sales Forecasting yang berguna untuk meramalkan pendapatan penjualan dan tingkat penutupan.
Sales Management yang berguna untuk hal-hal yang berkaitan dengan pelaporan manajemen penjualan ke dalam sistem yang terintegrasi.
Territory Management yang berguna untuk mengatur kawasan penjualan dengan menyeimbangkan wilayah penjualan, sehingga masing-masing tenaga penjualan memiliki beban kerja yang sama.
Workflow Development yang berguna untuk alur kerja dalam rancangan proses penjualan.

Apa Perbedaan Aplikasi SFA dan Aplikasi CRM?

Sebagai pelaku bisnis, mungkin Anda tidak asing dengan apa itu SFA dan CRM. Pada dasarnya sales force automation dan customer relationship management berkesinambungan, karena SFA merupakan bagian dari CRM. Namun, secara fungsi terdapat perbedaan mendasar di antara keduanya.

CRM umumnya berfungsi untuk membantu bisnis dalam mengelola hubungan dengan pelanggan. Maka Aplikasi CRM memiliki kaitan yang erat dengan bagian customer service dan berfokus dalam menyimpan informasi berupa kontak pelanggan dan interaksi yang terjadi dengan pelanggan, serta bagaimana mempertahankan pelanggan.

Namun, sebenarnya fungsi CRM tidak hanya untuk mengelola hubungan pelanggan saja, tetapi juga membantu bisnis dalam mengotomatisasi dan mengelola proses penjualan. Dengan demikian, tidak heran apabila fungsi sales force automation dapat ditemukan dalam aplikasi CRM, khususnya aplikasi CRM all-in-one.

SFA dalam Implementasi CRM

Implementasi CRM sebenarnya berfokus pada mengelola dan mempertahankan loyalitas pelanggan. Agar hasilnya maksimal, maka perusahaan memerlukan beberapa perangkat lunak dengan pendekatan yang berbeda-beda. Sistem CRM mengintegrasikan pemasaran, penjualan, dan customer service dari satu rantai ke rantai yang lain.

Aplikasi CRM bisa mencakup hal-hal yang berkaitan dengan metode dan perangkat lunak (software) atau gabungan keduanya yang membantu perusahaan dalam mengelola hubungan dengan pelanggan secara terstruktur. Biasanya, CRM juga berbasis data yang luas berisi informasi tentang identitas atau kontak pelanggan.

CRM menjadi sebuah strategi bagi perusahaan agar bisa tetap fokus pada pelanggan karena perusahaan dituntut untuk selalu menjaga tingkat kredibilitas dan kepuasan pelanggan. Caranya bisa dengan melihat kebutuhan produk atau jasa pelanggan, kemudian menyediakan pelayanan yang lebih baik dan responsif. Itulah mengapa, implementasi CRM diperlukan sebuah teknik khusus yang disebut dengan Sales Force Automation.

Semua Tentang Sales Force Automation (SFA) yang Harus Kamu Ketahui

samafsby